기업들이 비용관리 프로그램을 통해 얻을 수 있는 윈-윈 성과는 △출장 비용 절감 △간접 비용 절감 △간편한 일처리에서 오는 직원 만족도 제고 △높은 투명성 및 비용 관리 정책 준수 등이다.
비용관리 프로그램에서 지원하는 카드시스템 통합 장치는 기업들이 결제 정보를 더욱 더 쉽게 준비, 분석, 보고할 수 있도록 결제 데이터를 회사 내부의 비용관리 시스템으로 정확하고 빠르게 전송할 수 있도록 한다. 예를 들어, 직원이 항공권을 구매하면, 항공권 구매 데이터가 결제 거래 시스템으로 전송된 뒤, 이것이 비용 관리 시스템으로 곧장 통합되어 이 기록이 자동적으로 개인의 비용 리포트로 추가되는 형식이다.
지급 결제 서비스 산업은 이런 기능을 활용해, 기업들이 직원의 법인카드 이용 내역을 기록, 통합해 분석할 수 있도록 지속적으로 지원해왔다. 더욱 상세한 출장 결제 데이터를 회사 내부의 비용 관리 시스템으로 자동 수신하고 통합함으로써 기업들은 불필요한 절차를 생략할 수 있고 결제 기록이 사용내역과 맞지 않는 오류를 줄일 수 있다. 기업들은 결제정보 데이터베이스로 더욱 더 빠른 접근을 할 수 있게 돼 어디에 얼마를 쓰는지를 한눈에 파악할 수 있을 뿐 아니라, 획득한 데이터를 기초로 가맹점과 더 좋은 조건으로 협상을 진행해 불필요한 비용을 절감할 수 있다.
◇ 절차 비용 및 회전 횟수 최소화
세분화된 법인카드 사용내역이 회계시스템으로 손쉽게 수신, 통합되면서 비용 보고서의 많은 부분이 자동으로 작성된다. 이는 직원들이 수동으로 작성하는 비용처리 리포트의 준비 및 조정 과정을 상당 부분 줄여주어 효율성을 제공한다.
이러한 이유에서, 법인카드 통합 시스템은 회계 관리 부서, 출장 관리자 및 바쁜 직원들에게 매우 편리한 시스템인 것이다. 보고서에는 이미 자동적으로 많은 필요 데이터가 입력되어 있기 때문에 직원들은 더욱 더 신속하게 그들의 비용을 제출할 수 있고, 정확성 또한 자연히 향상될 수 있다.
서면 작업을 줄이고 정확성을 높임으로써 기업들은 출장 경비 관리를 더욱 더 철저히 할 수 있게 되면서 행정상의 비용 또한 줄일 수 있다. 실제로도 기업들은 상당액을 절감하고 있다.
◇ 기업의 출장 및 접대 경비 정책 준수 제고
기업들은 해마다 직원들이 범하는 업무상 부정행위로 상당한 금액을 손해보고 있다. 다행히도, 지불 세부사항을 통합한 비용 관리 시스템을 통해 기업들은 직원의 실수, 오용 및 정책 불복종 등의 문제를 쉽게 확인할 수 있다. 직원이 직접 해야 하는 데이터 입력이 감소하면 자연히 직원들이 저지르는 실수 또한 줄어들게 되고, 세부 출장 데이터를 자동으로 통합하는 시스템을 사용함으로써 기업들은 기업의 출장 및 접대 경비 정책에 맞지 않는 비용을 즉시 확인할 수 있다. 또한, 시스템 통합을 통해 기업은 지속적으로 결제 내역을 모니터링 할 수 있으며, 수시 감사도 효율적으로 진행할 수 있다.
◇ 풍부한 정보 제공
비용처리 절차 및 결제 내역 불일치를 최소화 하는 것은 출장 및 접대 경비를 줄일 수 있는 가장 좋은 방법이다.
이와 더불어, 앞서 말한 혜택들 만큼 눈에 띄지는 않지만, 결제 데이터 및 회계 시스템을 통합함으로써 얻을 수 있는 또 다른 혜택이 있다. 바로 강화된 보고 절차로 인해 기업이 얻게 되는 무한한 지식이 그것이다.
데이터 세부 내역을 비용 관리 시스템과 통합함으로써, 기업들의 출장 및 접대 경비를 관할하는 부서는 보고 임무를 빠르고, 정확하고, 유동적으로 실행할 수 있다.
그렇게 되면, 출장 관리자는 직원들이 출장을 가는데 있어서 어떤 부분에 비용을 가장 많이 사용했는지를 분석할 수 있을 것이고, 추후 이 정보를 통해 출장 관리자들은 항공권, 숙박료 및 다른 출장 경비 관련 업체와의 협상에 있어 더욱 유리한 위치를 선점할 수 있을 것이다.
◇ 지금이 서비스 이용을 위한 최적의 타이밍
최근 경제 위기로 인해 기업들은 더 적은 비용으로 더 많은 활동을 계획하고 있다. 현 시점은 기업들이 비용 관리 절차를 자동화해 그로부터 오는 이득을 잘 활용할 수 있는 적절한 시기이다.
마스타카드가 다국적 기업 보고 시스템과 카드사 프로그램을 성공적으로 통합한 사례를 조사한 ‘2008 업무경비 관리 시스템 우수 사례 연구(T&E Expense Management Best Practices Study)’에 따르면, 아·태지역의 기업들이 유럽 및 미주의 기업에 비해 지리적으로 밀집되어 있는 점을 잘 활용하고 있는 대목이 주목된다. 비용 처리 절차를 자동화하는 측면에 있어 앞서 언급한 지리적 밀집성은, 이들 기업이 단일화된 카드 프로그램, 단일화된 ERP 시스템 (모든 데이터 및 절차를 하나의 통일된 시스템으로 취합한 범 기업적 시스템)을 채택할 가능성은 높은 반면, 문화적, 법적 충돌은 적을 것이라는 사실을 입증한다. 이를 통해 기업은 일 처리를 빠르게 할 수 있을 뿐 아니라 오차 및 유지 비용을 줄일 수 있다.
조사에 참가한 기업들은 평균적으로, 가맹점 관련 지출을 10% 절감했으며, 잡무 소요시간을 평균 61% 단축하고 인력을 평균 50% 절감했다. 보고 주기는 평균 70% 단축됐다. 통합 시스템을 사용하고 있는 사용자들은 결제 승인시간을 평균 55% 단축했으며, 출장 승인 시간을 평균 57% 단축했다. (본 조사는 마스타카드가 컨설팅 기업인 NxtMOVE에 의뢰해 아·태지역, 유럽 및 미주 지역에서 시행됐다.)
이와 같이, 기업 비용 관리 시스템은 직원 만족 및 투명성 제고를 위해 다양한 혜택을 제공한다. 많은 기업들이 향상된 비용 관리 시스템을 통해 비용 절감을 위한 실질적인 혜택을 누릴 수 있기를 기대한다.
관리자 기자